Lihat, Saya dari Cirebon

Kemarin sore aku menyengajakan diri untuk membaca ringkasan buku unggulan The Toyota Way, karya Prof Jeffrey K. Liker. Aku ingin membacanya, itu pengetahuan penting buat aku tentang manajemen sebuah perusahaan, siapa tahu, kelak entah kapan aku punya perusahaan sendiri… he he he…. Amin.

Lean Mass Production, itu adalah ciri Toyota. Dan menerapkan itu semua, Toyota akhirnya memiliki reputasi sempurna dalam hal kualitas, penurunan biaya, dan menembus pasar dengan produk yang laris.
Apa yang bisa dipelajari dari perusahaan Toyota?
1. Gandakan atau lipat gandakan kecepatan proses produksi apa pun
2. Bangun kualitas ke dalam sistem pekerjaan
3. menumbuhkan atmosfer peningkatan dan pembelajaran berkelanjutan
4. memuaskan pelanggan sekaligus menghilangkan pemborosan
5. menomorsatukan kualitas sejak awal
6. mendidik pemimpin dari dalam dan bukan merekrutnya dari luar
7. mengejar semua karyawan dan pemecah masalah
8. tumbuh bersama pemasok dan mitra demi keuntungan bersama

yang menarik salah satunya adalah bagaimana cara mereka meningkatkan proses bisnis mereka secara dramatis. Cara yang mereka lakukan adalah:
1. menghilangkan pemborosan waktu dan SDM
2. membangun kualitas ke dalam sistem tempat kerja
3. menemukan alternatif yang murah tetapi andal untuk mengganti teknologi baru yang mahal
4. menyempurnakan proses bisnis
5. membangun budaya belajar untuk peningkatan yang bersinambung

Pemborosan adalah hal yang seringkali terjadi dalam suatu perusahaan. Pemborosan biasanya adalah pada pos waktu dan uang (itu versiku). Efisiensi adalah hal yang penting dalam sebuah perusahaan. Bagusnya lagi Toyota telah mengidentifikasikan 8 jenis pemborosan yang selalu dicari Toyota untuk dikeluarkan dari prosesnya, yaitu:
1. produksi berlebih
2. waktu menunggu
3. transport yang tidak diperlukan
4. pemrosesan berlebih
5. persediaan berlebih
6. gerakan yang tidak diperlukan
7. cacat
8. kreativitas karyawan yang tidak digunakan

Hal yang menjadi pertanyaan adalah, di mana kita menemukan hal-hal tersebut pada jenis perusahaan lain selain perusahaan mobil. Mungkin namanya berbeda tetapi tentunya selalu ada kesamaan untuk hal itu. Namun yang diperlukan adalah bagaimana kita membedakan pekerjaan yang menambah nilai dan mana yang pemborosan.

Secara ringkas, dalam buku ini disebutkan ada 14 prinsip Toyota Way
1. ambil keputusan manajerial berdasarkan filosofi jangka panjang, meskipun harus mengorbankan sasaran keuangan jangka pendek
nah, di sini yang menarik, karena setiap pihak diminta untuk berkontribusi dalam segala hal demi mencapai tujuan perusahaan. Dan masing-masing pihak tersebut harus bertanggung jawab untuk memutuskan nasibnya sendiri, bertindak secara mandiri dan percaya pada kemampuannya sendiri. Selanjutnya, ia juga harus bertanggung jawab dan memelihara apa pun hal yang memungkinkannya untuk menambah nilai.
Jadi gampangnya, kita harus benar-benar terlibat dalam perusahaan. Pertanyaannya, bagaimana jika kulturnya tidak mendukung, semuanya hanya cari aman, dan do what you do, alias nafsi-nafsi, kerjaan gue ya kerjaan gue, kerjaan lo ya kerjaan lo, kerjain sendiri dong, secara gedean gaji lo daripada gue, kenapa juga lo harus minta tolong ke gue.
Mendukung atau tidaknya kultur bagi kita, aku sih berpikir kita harus tetap memberikan yang terbaik yang kita bisa buat perusahaan. Soal teman-teman kerja yang gak sevisi dengan kita, ya biarkan saja mereka dengan pemikirannya itu. Toh, kita tidak mau stuck dalam satu kondisi yang buruk. Untuk mengubah kebiasaan baik menjadi buruk sangat mudah, tapi tetap yang membedakan adalah keinginan kita, niat kita. Mau buat siapa, mau buat perusahaan, buat dipandang orang, atau buat tujuan yang lebih besar dari itu. Aku pikir semua orang pasti menuju pada tujuan yang lebih besar, yang membedakannya hanyalah keteguhan masing-masing orang untuk mencapai tujuan itu. Dan yang teguh dan berani mengambil risiko itulah yang kebanyakan sukses.
Ya nafsi-nafsi memang banyak untungnya juga, karena kita bertanggung jawab pada tindakan kita sendiri. Nah, yang berat adalah ketika kita menjadi pimpinan bagi beberapa teman-teman kita. Otomatis, tanggung jawab teman-teman sebagian besar juga menjadi tanggung jawab kita.
2. Ciptakan proses yang kontinu untuk mengangkat permasalahan ke permukaan
3. Gunakan sistem tarik (push pull) untuk menghindari produksi berlebih
4. Ratakan beban kerja. (bekerjalah seperti kura-kura dan tidak seperti kelinci)
Ini sangat menarik, karena ada beberapa, malah banyak, yang meminta atau lebih tepatnya menuntut karyawannya untuk bekerja seperti kelinci dibandingkan dengan kura kura. Kuantitas yang dituntut. Filosofi kura kura dan kelinci ini sebenarnya memiliki filosofi yang mendalam. Kura kura identik dengan kelambanan tapi konsisten, sehingga lebih sedikit pemborosan dan ini adalah hal yang lebih diinginkan dibandingkan dengan kelinci yang cepat dan mengunggulli perlombaan dan berhenti setelah beberapa saat. Menurut Ohno dari Toyota, ia menjelaskan bahwa Toyota lebih suka lambat dan mantap seperti kura-kura, tetapi Amerika lebih suka kelinci, mereka cenderung bekerja keras.

Nah, gimana kalo prinsip ini diperhatikan dalam industri buku. Beberapa perusahaan penerbitan yang sudah establish, sebagian besar tampaknya sudah mengaplikasikan prinsip ini baik secara mereka sadari atau tidak. Prinsipnya lebih baik menerbitkan 2-3 buku per bulan tapi best seller, daripada memproduksi banyak judul tapi mandeg di pasaran. Meskipun demikian ada juga perusahaan penerbitan yang tetap menerbitkan banyak judul buku, tapi itu lebih karena mereka punya modal yang kuat dan juga tetap menerapkan prinsip kura-kura.

Intinya sebenarnya ada pada strategi dan taktik. Kadang-kadang banyak yang terjebak pada kuantitas. Sehingga seringkali berpikir tidak rasional dan boros. Ada banyak yang demikian kukira. Meskipun demikian untuk semua perusahaan apa pun, memang harus siap rugi dulu ketika kali pertama berdiri.

Hmmm… rumit juga ya… pisau analisis harus sangat tajam, dan disiplin memang harus benar-benar ditegakkan untuk membangun budaya kerja yang efisien. Karena karyawan kadang-kadang tidak mau diatur. Inginnya seenaknya sendiri. Sebenarnya dengan teladan yang baik, karyawan biasanya mau tidak mau akan berubah, kecuali emang dableg banget.

Sekarang beralih pada kondisi tertentu, kondisi over pesanan. Ini mengkaji salah satu perusahaan orang (emang apa hakku ya menilai—tapi biar saja ya). Perusahaan jasa. Jasa penerbitan. Prinsip yang diambil adalah prinsip nomor empat, Meratakan Beban.
Secara umum untuk menerapkan lean sistem berarti itu meratakan produksi. Pemerataan produksi berkaitan dengan meratakan jadwal produksi dan tidak selalu membuat berdasarkan pesanan.

Nah, ketika overload, biasanya akan timbul banyak masalah. Di sana kita perlu membangun budaya berhenti sejenak untuk memperbaiki masalah dengan tujuan untuk memperoleh kualitas yang baik sejak awal. Jadi, (ini menurut Mr. Ohno…oh…no… he he he) tidak masalah menghentikan jalur produksi dan harus menunggu hingga esok hari agar diperbaiki. Karena saat kita membuat mobil setiap menit, kita tahu bahwa besok akan memperoleh masalah yang sama lagi.

Nah, (kebanyakan nah) ini juga mungkin sama dengan buku, jika dipaksa para editor dan layouter untuk bekerja terus menerus demi menghasilkan output produksi yang banyak, percayalah akan ada banyak kesalahan di dalam buku tersebut. Industri memang butuh kecepatan dan kuantitas, akan tetapi itu bukan berarti menurunkan kualitas bukan.

Apakah ini berarti pesimisme? Menurutku sih tidak, seperti yang dikatakan Mr. Ohno, jika terus dipaksa, esok (atau pada buku berikutnya) kita akan menemukan masalah yang sama lagi, tetapi dengan versi yang berbeda. Berdasarkan pada sistem TPS, pada saat produksi ditemukan kualitas rusak, maka mesin harus dihentikan. Tapi tidak demikian halnya menurut amerika, mesin berjalan terus dan akan menghasilkan kuantitas banyak, tapi tidak dievaluasi hasilnya. Dan, guess what, ada banyak penerbit yang seperti itu.

Tapi aku yakin hal ini dapat diminimalisasi, semua tingkat kesalahan itu. Caranya kita harus disiplin mematuhi standar kerja yang ada. Standar kerja untuk para penggiat buku termasuk editor dan layouter merupakan fondasi bagi peningkatan yang berkesinambungan dan pemberdayaan karyawan.

Lembar standar kerja dan informasi yang ada didalamnya merupakan elemen penting dari Toyota Production System dan kupikir itu juga ditiru oleh para penerbit buku. Aku yakin semua penerbitan punya lembar standar kerja itu. Ini penting agar seorang pekerja mampu menulis standar kerja yang dapat dipahami oleh pekerja sebelumnya dan pekerja berikutnya yang menggantikannya. Semua komponen pekerja harus diyakinkan akan pentingnya lembar standar kerja tersebut.

Lembar standar kerja itu dapat membangun dan mempertahankan efisiensi yang tinggi. Efisiensi yang tinggi dapat dipertahankan dan mencegah berulangnya produk cacat, kesalahan operasional, kecelakaan kerja, dan menyertakan ide-ide pekerja. Semua itu dapat dibangun dari hal yang remeh yakni dengan adanya lembar standar kerja yang seringkali diremehkan orang.

See, bener juga. Standardisasi pekerjaan juga merupakan salah satu fasilitator kunci dalam membangun kualitas.

Meskipun banyak prinsip yang menarik dari Toyota way ini, ada program 5S yang merangkum serangkaian aktivitas untuk menghilangkan pemborosan yang menyebabkan kesalahan dan cacat di tempat kerja.

5S tersebut adalah (Seiri, Seiton, Seiketsu, dan Shitsuke), kelimanya diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi 5R
1. Ringkas (memilah). Pilahlah barang-barang dan simpan hanya yang diperlukan dan singkirkan yang tidak diperlukan.
2. Rapi (menata). Setiap barang memiliki tempat dan setiap barang ada tempatnya.
3. Resik (membersihkan). Proses pembersihan seringkali berbentuk pemeriksaan yang mengungkapkan abnormalitas atau menyebabkan kerusakan pada mesin.
4. Rawat (menciptakan aturan). Kembangkan sistem dan prosedur untuk mempertahankan dan memonitor ketiga R di atas.
5. Rajin (mendisiplinkan diri). Menjaga tempat kerja agar tetap stabil merupakan terus menerus dari peningkatan yang berkesinambungan.

Jadi bagaimana carana untuk mengadaptasi prinsip-prinsip tersebut di tempat kerja kita? Menghormati karyawan dan terus menerus memberi tantangan kepada mereka untuk bekerja lebih baik. Menghormati itu berarti menghormati pemikiran dan kemampuannya. Dan pemimpin tidak ingin menyia-nyiakan waktu mereka. Menurut TPS, kerja sama kelompok adalah bagaimana kita menyukai diri kita, dan kita akan melakukan pekerjaan kita sehingga kita berhasil sebagai satu perusahaan (we are family).

Sebenarnya masih ada banyak lagi. Hanya saja itu yang menarik perhatianku dan sesuai dengan kebutuhanku sekarang. Memberdayakan orang, bukannya mudah. Kadang lebih mudah memimpin (atau sebenarnya tidak juga ya) diri sendiri. Karena memimpin orang lain itu, hmmmm…. karakter yang berbeda dengan diri kita. nah, kadang yang timbul adalah rasa sungkan, tetapi, itulah yang harus dihilangkan. Ini adalah masalah tanggung jawab bersama. Karena semuanya kita tanggung bersama. Kerja tim harus lebih utama. Ketika ada yang membutuhkan bantuan, maka harus cepat tanggap. Termasuk sela kekurangan yang ada dalam tim kita. tingkat kesalahan harus diminimalisasi seminimal mungkin agar tujuan zero error itu dapat tercapai. Mungkin sulit, tapi bukan berarti tidak mungkin kan.

Intinya, semuanya harus diperjuangkan. Pisau analisis dan tajamnya penglihatan serta pekanya perasaan harus diasah. Agar bisa mendapatkan hasil yang optimal. Bukan buat perusahaan, tapi buat Allah, mengingat bekerja itu juga ibadah. Dan berbuat baik butuh perjuangan. Yang penting kita berbuat yang terbaik yang kita bisa. Karena kalo kita berbuat baik itu artinya kita sudah berbuat baik kepada diri kita sendiri. Penghargaan, keberhasilan dan semuanya, itu hanya efek saja jika kita sudah melakukan yang terbaik. See. Itulah. Semua harus diperjuangkan dan harus dijemput. Tinggal siapkah kita berjuang untuk menjemputnya? Jawaban itu ada dalam diri kita masing-masing.